استرس یک حالت روحی روانی است و زمانی بروز پیدا می‌کند که فرد با یکسری محدودیت یا نیازی مرتبط با خواسته خود روبرو می‌شود. استرس در سازمان و نحوه مدیریت استرس سازمان از نکات مهمی است که تمامی مدیران سازمان‌ها باید به‌آن توجه کنند تا بازدهی و راندمان سازمان پایین نیاید. یکی از مهم‌ترین ابزارهایی که به مدیر یک سازمان در مدیریت استرس سازمان کمک می‌کند ایجاد ارتباط موثر در محیط کاری است.
در این مقاله مدیریت استرس در سازمان و راه‌های کنترل این استرس را دراختیارتان قرار خواهیم داد.
استرس سازمانی چیست؟
بطور کلی استرس سازمانی زمانی اتفاق می‌افتد که کارمندان نتوانند ارتباط موثر با سازمان و محیط کاری برقرار کنند. معمولا استرس سازمانی در شرایطی مانند ساعات کاری طولانی مدت کارمند، عدم داشتن علاقه به کار، موقعیت شغلی کارمند در سازمان ایجاد می‌شود.
البته توجه داشته باشید گاهی اوقات استرس سازمانی کارکنان ربطی به محیط کاری و شرایط موجود در اداره ندارد. ممکن است گاهی اوقات کارکنان بخاطر مطالب غیر کاری مانند داشتن اختلاف در منزل، مشکلات پیش آمده در مسیر کاری، راه طولانی و… استرس برای کارکنان سازمان به‌وجود آید.
وجود استرس در سازمان‌ها امری ناگریز است، اما کارکنان محترم با آموزش فن بیان می‌توانند خیلی حرفه‌ای استرس خود را مدیریت کنند تا نارضایتی از عملکردشان به وجود نیاید.
اگر کارمندان محترم به درستی استرس‌ها و فشارها را کنترل و مدیریت نکنند؛ سلامت جسم و روان‌شان به خطر می‌افتد. البته که ناگفته نماند اگر استرس و فشار روانی را به درستی مدیریت کنند باعث بهبود عملکرد و در نهایت افزایش بهره‌وری افراد در کار خواهد شد. یکی از بهترین کار‌ها برای مدیریت استرس در سازمان‌ها آموزش مذاکره و استفاده از فنون درست مذاکره است.
عوامل ایجاد استرس در سازمان‌ها
معمولا استرس‌های سازمانی برای افراد مختلف به سه صورت فردی، محیطی و سازمانی به وجود می‌آید.
عوامل فردی استرس‌زا
عوامل فردی یکی از مهم‌ترین عامل‌های ایجاد استرس در سازمان است. عوامل فردی استرس‌زا شامل اتفاقاتی است که برای خود فرد می‌تواند ایجاد استرس نماید مثلا ممکن است یک فرد مسیر میان خانه تا محل کار طولانی داشته باشد. همین عامل می‌تواند استرس‌های زیادی را برای فرد به دنبال داشته باشد مثلا فرد استرس‌هایی مانند دیر رسیدن به سازمان، عدم وجود سرویس برای رسیدن به سازمان، اتفاقات استرس‌زا در مسیر و… را داشته باشد.
یکی دیگر از مهم‌ترین عوامل استرس‌زا فردی، وجود اختلافات در منزل است. اگر یک کارمند سازمان در منزل محیط استرس‌زایی داشته باشد، در سازمان نیز مدام دچار تنش و استرس با عوامل دیگر می‌شود. مثلا اگر فردی در خانه بخاطر اختلافات، ساعت خواب مناسب نداشته باشد در سازمان ساعات پر استرسی را پشت سر خواهد گذاشت.
عوامل سازمانی استرس زا
مهم‌ترین عامل استرس زای سازمانی را می‌توان وظایف محول شده به نیروی کاری دانست. اگر فرد توانایی انجام وظایف محول شده را نداشته باشد ممکن است دچار استرس شود و این استرس علاوه بر مختل کردن عملکرد فرد می‌تواند عملکرد یک بخش از سازمان را با چالش روبرو سازد.
مدیر سازمان نیز می‌تواند یکی از عوامل استرس برای کارمندان باشد. اگر یک مدیر نتواند با کارکنانش ارتباطی موثر بگیرد، ممکن است موجب دور شدن کارمندان از مدیر و سبب ایجاد مشکلات زیادی در سیستم سازمان شود.
کارکنان زمانی که نتوانند با مدیر سازمان ارتباط گیرند ممکن است برای انجام وظایفشان استرس بگیرند. پس بخش اعظمی از مدیریت استرس در سازمان به نحوه‌ی مدیریت سازمان بستگی دارد.
عوامل محیطی استرس‌زا
محیط زندگی و شرایط حاکم بر جامعه می‌تواند تاثیر زیادی در ایجاد استرس در سازمان باشد. توجه کنید زندگی کردن در کشوری که برای کارمندان امنیت شغلی وجود ندارد می‌تواند بسیار استرس‌زا باشد. هنگامی که کارمندان ببینند هرچه کار می‌کنند، در زندگی روزانه با مشکلات زیادی روبرو هستند و ببینند پس از سال‌ها کارمندی نتوانسته‌اند پیشرفت داشته باشند استرس زیادی می‌گیرند.
رکود اقتصادی، مشکلات اجتماعی، اختلاف طبقاتی، کم‌بودن میزان مزد دریافتی، مشکلات سیاسی جامعه و… می‌تواند از عوامل محیطی استرس‌زا باشد.
چگونگی مدیریت استرس در سازمان
وجود استرس در سازمان می‌تواند تاثیرات زیادی در عملکرد سازمان بگذارد. مدیران محترم هنگامی که مشاهده کردند در سازمان تحت کنترل‌شان خللی ایجاد شده است و بازدهی سازمان (این بازدهی برای کارخانه‌ها و سازمان‌های تولیدی می‌تواند در کاهش تولیدات، خود را نشان دهد) باید اقدامات زیر را انجام دهند.
قدم اول: ریشه‌یابی
شاید اصلی‌ترین کار برای مدیریت استرس سازمان، یافتن عامل تولید استرس در سازمان است. برای این کار مدیران محترم بهتر است در بازه‌های زمانی یکسان مثلا یک هفته‌ای عملکرد قسمت‌های مختلف را بررسی کنند و با بازه زمانی قبل از ایجاد استرس سازمانی بررسی کنند. هر بخشی که بازدهی کمتری نسبت به مدت مشابه داشته باشد دارای استرس سازمانی است.
قدم دوم: یافتن راهی مناسب برای کاهش استرس
پس از این که مدیر ریشه استرس را در بخش مورد نظر پیدا نمود باید به بررسی علل ایجاد آن مشکل بپردازد. همان‌طور که می‌دانید معمولا کارمندان زمانی دچار استرس‌های سازمانی می‌شوند که فشار کاری بیش از حدی را حس کنند مثلا طولانی شدن ساعات کار یا اجباری شدن اضافه کار برای کارمندان می‌تواند استرس‌های کاری را روی فرد بیشتر کند.
قدم سوم: ایجاد کردن ارتباط موثر با کارمندان سازمان
یک مدیر توانمند علاوه بر داشتن هنر مدیریت، باید آموزش مذاکره را اصولی دیده باشد تا در شرایط بحرانی بتواند به عنوان یک مذاکره کننده حرفه‌ای با کارکنانش ارتباطی نزدیک برقرار نماید.
طبیعتا هرچه فضای داخل سازمان یک پارچه‌تر باشد و تمامی بخش‌های سازمان بتوانند به راحتی با مدیر ارتباط گیرند و مشکلات را راحت‌تر به مدیر منتقل نمایند، بازدهی سازمان بیشتر خواهد شد. یک مدیر توانمند می‌تواند به راحتی مشکلات استرس زا را از کارمندان دور نماید.
تاثیر مدیریت درست در کاهش استرس سازمانی
وجود استرس در تمامی افراد امری طبیعی‌است. استرس نشانه‌ی مسئولیت پذیری در کارکنان یک اداره است، اما زمانی‌که استرس افراد از حد طبیعی خارج شود ممکن است در عملکرد سازمان تاثیر منفی داشته باشد.
هنگامی که یک مدیر بتواند در قدم اول استرس خود را کنترل کند و سپس استرس کارکنان را مدیریت نماید قطعا به دستاورد‌های بزرگی خواهد رسید.
