شاید برای شما نیز این اتفاق افتاده باشد که در محیط کار خود دچار سوء تفاهم شده‌اید؛ همه افراد ایجاد سوء تفاهم را در دوران کاری خود تجربه می‌کنند؛ به همین دلیل بهتر است بررسی کنید که چه کارهایی برای جلوگیری از ایجاد سوء تفاهم انجام دهید. محوریت موضوعی که مدیران سنتر درمورد آن صحبت می‌کند بحث رهبری است که برقراری ارتباط موثر در محیط کار یکی از عوامل موثر در رهبر خوب بودن است. ما در دوره ارتباط موثر، هر آنچه لازم است شما در این حوزه بدانید را توضیح دادیم.
این مسئله آنقدر که فکر می‌کنید دشوار نخواهد بود و به راحتی قابل حل است. وجود شفافیت در محیط کار باعث می‌شود کارها به راحتی انجام شود و مسیر درست کسب و کار به جاهای بسیار خوبی برسد. در این مقاله قصد داریم به این مسئله بپردازیم تا در نهایت بتوانیم موانع برقراری ارتباط موثر در محیط کار را کنار بگذاریم.
در ابتدا باید بدانید که وجود تحصیلات لازمه برقراری ارتباط خوب در محیط کار نیست؛ حتی افرادی که تحصیلات دانشگاهی دارند هم گاها در رساندن مقصودشان احساس ناتوانی می‌کنند و سوء تفاهم زیادی ایجاد شود.
همه ما می‌دانیم که نداشتن ارتباط ناموثر در محیط کادر باعث از بین رفتن فرصت‌ها و زمان می‌شود. شما باید ارتباطی برقرار کنید که کاملا سازنده و موثر باشد.
در ادامه ما 7 روش ارتباط موثر در محیط کار را آورده‌ایم که با به کارگیری این روش‌ها می‌توانید مسیر ارتباطی خود را بهبود دهید.
تاثیر شناخت مخاطب در برقراری ارتباط موثر
اگر از مخاطب شناخت داشته باشید می‌توانید بسیار سازنده و موثر با او ارتباط بگیریم. منظور از شناخت، ارتباط کلامی و شنیداری است. سخنرانی، ایمیل‌های روزانه، اطلاعیه‌ها و بررسی وضعیت پروژه‌ها به این ارتباط بستگی دارد.
اینکه آیا پیام خود را به خوبی انتقال داده‌ایم به این بستگی دارد که طرف مقابل خود را به درستی شناخته‌ایم یا خیر؛ در ادامه چند پرسش ارزشمند برای شما آماده کرده‌ایم:
چه فردی مخاطب من است؟
هدف از انتقال پیام چه چیزی است؟
مخاطب چه چیزی را باید از پیام درک کند؟
کار خواسته شده از او چیست؟
بهترین روش انتقال پیام چیست؟
برداشت‌ها از پیام چه می‌تواند باشد؟
مخاطب بعد از دریافت پیام چه احساسی می‌تواند داشته باشد؟
به یاد داشته باشید که برای پاسخ به این پرسش باید رفتار مخاطب‌تان را در نظر بگیرید و آن را تحلیل و بررسی کنید. مسلما نوع رفتار ما با مدیران و رئیس متفاوت‌تر از کارمندان عادی در شرکت است؛ در نهایت همین اصول است که ارتباط موثر در محیط کار را مشخص می‌کند.
8 نکته مهم برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار
ایجاد ارتباط موثر در محیط کار فاکتورهای بسیاری دارد که ما در ادامه به 9 نکته از مهم‌ترین آن‌ها پرداخته‌ایم:
1. درک و صریح بودن
شما همواره باید در برخورد با دیگران سنجیده و با ملاحظه باشید. برا اینکه این دو صفت برای شما نهادینه شود باید وقت بسیار زیادی برای تقویت خود در این زمینه صرف کنید. برای ایجاد ارتباط موثر در محیط کار ابتدا باید صبر کنید و موقعیت را درک کنید. سعی کنید تا جایی که می‌توانید صحبت‌های خود را واضح و صریح و در عین حال مودبانه بیان کنید. در ادامه ما چند نکته مهم برای برقراری ارتباط بهتر را برای شما آورده‌ایم.
2. کنجکاو باشید
نمی‌توانیم همیشه بگوییم کنجکاوی بد است، در این مورد باید از معنای خوب آن استفاده کنید. اگر بتوانید درک بهتری از مخاطب خود داشته باشید می‌تواند برای شما سودمند باشد. کلماتی مانند چگونه، چه چیزی می‌تواند برایتان بسیار موثر باشد تا بتوانید جملات بیشتری را از مخاطب دریافت کنید.
با طرح پرسش‌های کاوشگرانه می‌شود اطلاعات بسیار ارزشمند دریافت کنید و از آن برای درک بهتر مخاطب‌تان استفاده کنید. این موضوع در برقراری ارتباط موثر با مشتری بسیار مهم است.
3. همانند یک کودک بیاموزید
کودکان زمانی که در حال یادگیری هستند هیچ پیش زمینه‌ای در ارتباط با چیزی که می‌آموزند ندارند، به همین دلیل یک احساس فروتنی در آن‌ها دیده می‌شود که همین رویکرد برایشان بسیار موثر است. کافی است خودمان را در جایگاه مخاطب قرار دهیم وشرایط را از زاویه دید او بررسی کنیم.
4. پیش فرض‌ها را بررسی کنید
زمانی که وسعت دانستنی‌ها زیاد باشد بر روی قضاوت‌ها سایه می‌افکند؛ پس باید تصوری که از مخاطب در ذهن دارید را خیلی موشکافانه مورد بررسی قرار دهید. همواره باید این را در نظر بگیرید که با چه کسی صحبت می‌کنید و یا اینکه چه تحقیقاتی را باید انجام دهید تا پیش بینی‌های شما درست از آب درآید.
5. درگیر کردن همه
همه افراد دوست دارند در محیط کار خود ارزشمند باشند و این حس به آن‌ها القا شود که حضورشان در محیط کار مهم و ضروری است؛ به عنوان مثال کارمند دوست دارد که همکار یا مدیرش تمام گفتگوها را بشنود و برای آن زمان بگذارد تا مخاطب بتواند احساس ارزشمند بودن کند.
6. تفسیر کردن
زمانی که با مخاطب خود در حال گفتگو هستید، می‌توانید با تکرار کردن کلمات او با زبان خودتان او را تایید کنید. بدین ترتیب فرد متوجه می‌شود که منظور او را درک کرده‌اید.
7. سوال کردن
زمانی که با یک مخاطب شروع به صحبت می‌کنید، لازم است سوالاتی از او بپرسید تا بتوانید منظور او را بهتر متوجه شوید؛ البته توجه داشته باشید که سوالات‌تان باید ریز و هوشمندانه باشد.
8. بررسی نحوه دریافت بازخوردها
نحوه دریافت بازخورد در ابتدا بر واکنشی که نشان می‌دهیم و سپس به نحوه ارتباطی که برقرار می‌کنیم تاثیر زیادی دارد. گفتن بازخورد و پذیرفتن انتقاد از انجام دادن آن بسیار راحت‌تر است. همه ما انسان هستیم و این طبیعی است که در برابر یک سری از برخوردها آسیب پذیر باشیم. زمانی که در زندگی تحت فشار هستیم و یا در محیط کار خود احساس آسیب پذیری می‌کنیم باید توانایی مدیریت کردن آن را داشته باشیم؛ در غیر این صورت دچار ضرر می‌شویم و حالت تدافعی ما را رها نمی‌کند.
حال سوالی که پیش می‌آید این است که چگونه باید روحیه انتقاد پذیرمان را بالا ببریم؟ اولین کار این است که باید مواردی که برایمان سودمند است را جدا کنیم و آن‌هایی را که برایمان سودمند نیست را کنار بگذاریم و خود را درگیر آن نکنیم.
گرفتن پیام اصلی بسیار مهم است؛ اگر بتوانید آن را درون خود افزایش دهید می‌توانید روحیه رفتاری جدیدی درون خود بسازید.
بازخورد را نوعی مشاوره در نظر بگیرید؛ این مشاوره به شما کمک می‌کند که زندگی کاری بهتری داشته باشید؛ بازخورد برای ادامه کار می‌تواند برایتان مفید واقع شود.
بازخورد گرفتن می‌تواند درس‌های زیادی را به ما بیاموزد؛ همچنین در پیشرفت و رشد ما تاثیر به سزایی خواهد داشت.
